ANEXO I
Portaria SEF nº 150/2007
D.O.E. de 11.10.07.
SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO DE
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
1. INTRODUÇÃO
Nos termos do artigo 2º, III, da Portaria SEF nº 066, de 8 de maio de 2007, o Sistema de Padronização de Procedimentos Administrativos compõe o Programa de Modernização da Diretoria de Administração Tributária, devendo ser direcionado ao gerenciamento dos processos, por meio da técnica de elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão.
O Sistema está baseado nas premissas de: a) automação dos procedimentos; b) eliminação de tarefas obsoletas ou desnecessárias; c) estabelecimento de padrões de atuação nas diversas unidades da DIAT e; d) envolvimento dos servidores na sua elaboração, objetivando a participação e comprometimento com o processo.
Para atingir os fins propostos, este Sistema visa estabelecer uma metodologia a ser utilizada para a análise e elaboração dos procedimentos administrativos da DIAT, de forma a proporcionar harmonização, uniformidade, racionalidade e otimização nas relações de trabalho entre os diferentes órgãos. A elaboração de padrões comuns a todos propiciará um aperfeiçoamento no processo interno de comunicação e garantia de serviços de qualidade ao cliente cidadão.
Neste contexto, a padronização é um meio de promover melhorias nos processos, principalmente no que se refere à busca de mecanismos que propiciem a redução de custos, rapidez no atendimento, cumprimento de prazos, segurança jurídica, transparência, qualidade e prevenção de erros. Porém, para possibilitar um avanço permanente, os procedimentos devem ser revistos e atualizados periodicamente. Trata-se, portanto, de um processo que demanda trabalho contínuo, paciente e gradativo.
Após a publicação do Sistema de Padronização de Procedimentos Administrativos, inicia-se o processo de elaboração do Manual de Procedimentos, representado pela sistematização de todos os Procedimentos Operacionais Padrão da organização.
2. OBJETIVOS DO SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO
2.1 OBJETIVO GERAL
Contribuir para a melhoria da qualidade do gerenciamento e execução dos serviços prestados no âmbito da Diretoria de Administração Tributária.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.2.1 Estabelecer as regras, conceitos e critérios para a elaboração uniforme, identificação, classificação, registro, distribuição e controle dos procedimentos padrões da DIAT, visando a agilização e segurança na utilização dos mesmos.
2.2.2 Identificar a existência de sistemas e processos conflitantes ou em duplicidade sobre os mesmos serviços, eliminando retrabalho e pontos de divergências entre as diversas unidades da DIAT.
2.2.3 Otimizar e racionalizar os métodos de trabalho, tornando o desenho da estrutura organizacional mais simples, transparente e objetivo.
2.2.4 Unificar e simplificar os procedimentos administrativos, garantindo o atendimento da legislação pertinente.
2.2.5 Garantir segurança jurídica aos executores dos procedimentos.
2.2.6 Proporcionar meios mais eficientes para a troca de informações, melhorando o sistema de comunicação no âmbito da Diretoria.
2.2.7 Atingir um nível de excelência no atendimento ao público externo.
3. CAMPO DE APLICAÇÃO
O presente documento aplica-se a todas as unidades da Diretoria de Administração Tributária.
4. CONCEITOS
Os seguintes termos são utilizados para os fins deste Sistema de Padronização:
4.1 SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO
Conjunto de atividades sistemáticas para estabelecer e utilizar padrões, avaliar seu cumprimento e resultados decorrentes de sua aplicação.
4.2 MANUAL DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO
Conjunto de documentos padrões e seus anexos. Cada Procedimento Operacional Padrão elaborado, será considerado parte integrante do Manual de Procedimentos Operacionais Padrão, devendo ser aprovado individualmente por Orientação Interna da DIAT.
4.3 DOCUMENTO
Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente ou em meio eletrônico, e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudos ou prova. Os padrões operacionais, depois de corretamente elaborados, formatados e aprovados, constituem fonte de informação de observância obrigatória.
4.4 PROCESSO
Conjunto de procedimentos distintos e complementares, organizados por setor ou departamento, sob a responsabilidade de determinados servidores, para a obtenção dos resultados pretendidos pela organização. Ex: Setor de Baixa, Setor de IPVA, Setor de ITCMD, entre outros.
4.5 PROCEDIMENTO
Conjunto de atividades distintas e interligadas que produzem um resultado específico num tempo determinado. Os procedimentos são partes do processo. Ex: No setor de baixa, deve ser estabelecido um procedimento a ser observado por todos, para a efetivação da baixa eletrônica.
4.6 ATIVIDADE
A atividade corresponde a uma ação individualizada que deve ser executada na forma e ordem pré-estabelecida, para auxiliar na realização de um procedimento. Deste modo, várias atividades adequadamente organizadas, compõem os passos a serem seguidos para a efetivação de um procedimento. Ex: Nos casos em que compete ao Servidor realizar a baixa eletrônica, a primeira atividade consiste em proceder à consulta de viabilidade no Sistema S@t.
4.7 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO – POP
É o documento escrito, publicado em meio físico ou eletrônico, que descreve um conjunto de atividades selecionadas e ordenadas, a ser realizado por operadores habilitados para o desenvolvimento eficaz e padronizado do procedimento.
5. PROCESSO DE ELABORAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS PADRÕES
O processo de elaboração de um Procedimento Operacional Padrão - POP deve seguir as seguintes etapas:
a) identificação das rotinas de trabalho executadas em cada setor das Gerências da DIAT, por meio de consulta aos servidores responsáveis pela execução, para obtenção de subsídios à elaboração dos procedimentos padrões;
b) análise e sistematização preliminar das informações coletadas, com vistas a verificar: a necessidade do procedimento, a possibilidade de simplificação e padronização, e a existência de novas tecnologias aplicáveis;
c) busca de consenso, mediante encaminhamento do padrão proposto pelo relator, aos diversos executores, para fins de conhecimento e contribuições finais.
d) redação final do documento pelo Gestor de Padronização;
e) aprovação do documento pela Gerência Central responsável pelo processo;
f) envio do documento ao DIAT para aprovação e publicação na forma de Orientação Interna;
g) encaminhamento ao Gestor de Padronização para numeração, distribuição e arquivo.
h) divulgação dos procedimentos padrões para todos os servidores da DIAT, preferencialmente em meio eletrônico, por intermédio de sistema disponibilizado na Intranet. Para facilitar a consulta, cada POP poderá também ser acessado diretamente no sistema operacional utilizado para a execução do procedimento, através de link (atalho).
5.1 RESPONSABILIDADE PELA ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTO PADRÃO
Identificada a necessidade de elaboração ou alteração de procedimentos administrativos, todos os servidores, usuários ou responsáveis pelos resultados podem propor documento padrão que proporcione a melhoria, simplificação e eficácia dos trabalhos. As proposições devem ser encaminhadas ao Gestor de Padronização para análise preliminar e, se acolhidas, seguirem a ordem de tramitação prevista no item 5.
5.2 FORMATAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO
Os Procedimentos Operacionais Padrão serão documentados em formulários previamente estabelecidos, conforme modelo constante no Anexo II da Portaria SEF 150/2007.
Quanto ao que está sendo avaliado, o procedimento padrão deverá responder às seguintes perguntas: Quem faz? O que faz? Quando faz? Como faz? Onde faz?
5.3 FORMULÁRIO DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Para a elaboração de Procedimento Operacional Padrão deve ser utilizado o formulário aprovado pela Portaria SEF 150/2007, observando-se os seguintes critérios:
a) todos os campos do cabeçalho e rodapé devem ser preenchidos;
b) o título identificará o processo, em letras maiúsculas, seguido da descrição sucinta do procedimento correspondente;
c) o texto deve ser redigido em linguagem concisa e simples, indicando, sem ambigüidades, as atividades a serem realizadas, as variáveis e problemas que poderão ser encontrados e as soluções aplicáveis diante de cada situação;
d) em se tratando de matéria extensa ou complexa, para uma melhor compreensão, o texto do documento deve ser separado em capítulos e seções, devidamente numerados;
e) as referências legais (leis, decretos, portarias, etc.) relacionadas ao procedimento devem constar expressamente no texto, permitida a adoção de outros meios de acesso ao conteúdo;
f) quando o procedimento exigir o uso de um formulário, este o integrará como modelo, podendo ser inserido após o texto explicativo das atividades, anexado em separado ou acessado através de link (atalho). O formulário conterá o código do documento, data de emissão e versão;
g) nos casos em que o procedimento deva ser realizado por meio de sistema informatizado, sempre que possível, o texto conterá o desenho das telas de uso, na ordem de acesso, acompanhado das devidas explicações;
h) o documento indicará o responsável pelo procedimento. Não devem ser mencionados nomes de pessoas, apenas cargos ou funções;
i) as atividades devem ser transcritas no documento em ordem seqüencial, de acordo com as etapas de execução;
j) os complementos julgados necessários devem ser apresentados após a descrição das atividades;
k) quando a realização do procedimento estiver vinculada à manifestação de outro servidor ou diferente órgão, o documento deve discriminar separadamente e na ordem de execução, o responsável por cada etapa e as atividades que competem a cada um;
l) sempre que estabelecidas metas, o texto deve informar o resultado esperado, ainda que por estimativa;
m) o documento também poderá ser impresso na forma de paisagem (horizontal), quando necessário;
n) o documento indicará os recursos necessários à execução do procedimento (sistemas, formulários, relatórios, etc.) e os meios de acesso.
5.4 CODIFICAÇÃO DOS POP
Todos os documentos padrões devem ser codificados por meio de um sistema de padronização único. Para esse fim, a cada documento padronizado será atribuído um código localizador que
será formado pela sigla POP e o código da Gerência Central responsável pela sua aprovação e, após um espaço, conterá um número seqüencial crescente de três dígitos, que iniciará com 001.
Ex: POP01 001 (POP: sigla; 01: código da Gerência Central responsável pela aprovação final; 001: primeiro POP aprovado).
5.5 CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DO SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO
O controle e acompanhamento do sistema de padronização será realizado pelo Gestor do Sistema de Padronização, Gerentes Regionais, Gerentes Centrais e Gestores Locais.
5.5.1 GESTOR DO SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO
O Gestor do Sistema de Padronização exercerá a função de coordenador com a atribuição de:
a) receber e analisar propostas de criação, revisão ou eliminação de procedimento padrão;
b) controlar e acompanhar a revisão periódica dos procedimentos padrões;
c) verificar o cumprimento do sistema e zelar pela sua integridade;
d) compilar e divulgar dados e informações semestrais sobre a padronização;
e) coordenar os esforços de melhoramento do método de padronização;
f) auxiliar os Gerentes Regionais na implantação dos padrões estabelecidos;
g) propor a edição, alteração ou revogação de norma infralegal, sempre que necessário para a eficácia do Sistema de Padronização;
h) sugerir a implementação ou alteração de rotinas nos sistemas informatizados, que facilitem ou aperfeiçoem a padronização de procedimentos.
5.5.2 GESTOR LOCAL DE PADRONIZAÇÃO
Os Gerentes Regionais e os Gerentes Centrais atuarão como gestores locais de padronização em suas respectivas áreas, competindo-lhes:
a) treinar o padrão em cada setor;
b) acompanhar e avaliar a execução dos padrões pelos operadores de cada setor, verificando se o procedimento está sendo realizado na forma estabelecida, a fim de alcançar as metas de eficácia pretendidas;
c) contribuir para a melhoria do método de padronização através de estudos sobre o assunto, sugerindo melhorias;
d) supervisionar e aperfeiçoar o sistema.
Os Gerentes Regionais e os Gerentes Centrais poderão indicar ao Gestor do Sistema de Padronização servidores que atuarão como gestores locais de padronização, devendo seus nomes constar em lista publicada na Intranet, para conhecimento interno e permuta de informações. No caso das Gerências Centrais, os servidores indicados como gestores locais serão também responsáveis pela aprovação dos POP e pelo suporte aos executores.
5.5.3 GRUPO DE PADRONIZAÇÃO
O Grupo de Padronização será composto pelo Gestor do Sistema de Padronização e por um representante de cada Gestor local de padronização, indicados por suas respectivas chefias, tendo como atribuições:
a) estabelecer políticas e diretrizes de padronização anualmente, no mês de dezembro;
b) definir as metas de padronização para o ano seguinte;
c) reunir-se periodicamente ou através de comunicação eletrônica, para discutir e acompanhar as metas de padronização estabelecidas para o ano;
d) desenvolver e melhorar o método de padronização adotado;
e) promover eventos de treinamento, divulgação do sistema e dos resultados de padronização verificados nas diferentes unidades;
f) divulgar dados e informações semestrais sobre a padronização.
5.6 IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELA PADRONIZAÇÃO
A identificação do responsável pela padronização tem por objetivo associar o procedimento à unidade e cargo responsável pela sua aprovação e controle. Com isso, os servidores podem identificar facilmente a quem devem se dirigir em caso de dúvida na utilização do POP ou para procederem ao encaminhamento de sugestões.
5.6.1 GERÊNCIA CENTRAL RESPONSÁVEL
Para fins de identificação da Gerência Central responsável pelo padrão, será adotada uma série numérica expressa no campo LOCALIZADOR, de acordo com o previsto no item 5.4. Para sua aplicação deve ser utilizado o número de identificação da Gerência, conforme a codificação a seguir apresentada:
01 – Gerência de Fiscalização
02 – Gerência de Fiscalização de Mercadorias em Trânsito
03 – Gerência de Substituição Tributária
04 – Gerência de Sistemas e Informações Tributárias
05 – Gerência de Arrecadação e Crédito Tributário
06 – Gerência de Tributação
07 – Gerência de Operações Especiais
5.6.2 CONTROLE DOS PROCEDIMENTOS PADRÕES
O Gestor do Sistema de Padronização é responsável pelo controle, distribuição, atualização e acompanhamento do cadastramento dos procedimentos padrões no sistema informatizado.
5.6.3 CONTROLE DE EMISSÃO E ARQUIVAMENTO
Todo procedimento padrão gerado será cadastrado e arquivado por ordem de emissão, de acordo com a forma prevista a seguir:
|
Número |
Título |
Autor/Revisor |
Versão |
Emissão |
Data de vigência |
Próxima revisão |
Motivo da revisão |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
No sistema informatizado de cadastro e arquivamento dos procedimentos padrões, a ser implantado na Intranet, deverá ser oportunizada a consulta por tipo, número, assunto e unidade administrativa do documento.
Sempre que ocorrer revalidação, revogação ou alteração, o procedimento padrão deverá ser mantido arquivado na íntegra, não podendo o número do documento ser reaproveitado.
Fica facultada a adoção de sistemática de arquivamento por seções, englobando todos os POP de cada setor, visando facilitar a consulta dos executores dos procedimentos. Neste caso, deverá ser mantido índice geral, na forma prevista neste item.
5.7 REVISÃO E AVALIAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS PADRÕES
Como ocorrem contínuas alterações no ordenamento jurídico, especialmente na legislação tributária, e aprimoramento dos sistemas informatizados da SEF, os procedimentos padrões devem ser revisados e avaliados, periodicamente ou extraordinariamente, para manterem coerência e sintonia com as mudanças ocorridas, sob pena de tornarem-se inócuos ou ilegais.
5.7.1 CRITÉRIOS PARA REVISÃO
Na primeira emissão de qualquer procedimento padrão, o campo VERSÃO do documento será preenchido com o número 01. As revisões subseqüentes devem seguir uma ordem numérica crescente e seqüencial. O motivo da revisão constará no índice de consulta do POP, bem como o histórico das diversas versões anteriores.
5.7.2 PERIODICIDADE DAS AVALIAÇÕES E REVISÕES
O processo de avaliação tem por objetivo acompanhar a execução dos procedimentos padrões e subsidiar as revisões necessárias ao seu aperfeiçoamento, devendo ser realizado:
a) a cada seis meses pela chefia imediata de cada Gerência, mediante consulta de avaliação com os operadores de cada procedimento, procurando identificar as dificuldades e distorções encontradas, as sugestões propostas e as soluções possíveis;
b) uma vez por ano, no mês de dezembro, pelo Grupo de Padronização, que realizará avaliação geral dos procedimentos padrões e estabelecerá as políticas e diretrizes de padronização para o exercício seguinte.
Os procedimentos padrões serão revisados:
a) extraordinariamente, quando exigirem alteração imediata, em virtude de mudança de norma legal, de sistema informatizado ou de evento diverso, que os tornaram inadequados ou inexecutáveis;
b) periodicamente, nos demais casos, em prazo não superior a 2 (dois) anos, com base nas informações e sugestões colhidas nos processos de avaliação.
As revisões periódicas podem ocorrer por um dos seguintes motivos:
a) alteração: quando o padrão de procedimento exige atualização, não imediata, mas necessária ao seu aprimoramento;
b) revalidação: quando o procedimento padrão não sofrer nenhuma alteração até o período estipulado para sua revisão ordinária.
c) revogação: quando o procedimento padrão não produzir mais efeito.
5.8 RESPONSABILIDADE PELA APROVAÇÃO DO PROCEDIMENTO PADRÃO
Cada procedimento padrão deverá ser aprovado pela respectiva Gerência Central, de acordo com a ordem estabelecida no item 5.6.1.
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Durante o processo de implantação, a gestão do Sistema de Padronização ficará a cargo do Coordenador Estadual do Projeto Padronização, designado pelo Ato DIAT nº 45, de 09.08.07.
Os operadores dos respectivos procedimentos deverão sempre se certificar de estarem aplicando a versão atualizada do POP, através de consulta no sistema Intranet.
As dúvidas suscitadas na utilização do POP deverão ser sanadas com a Gerência Central responsável pela sua aprovação, através do Servidor indicado no documento, ou por quem venha a substituí-lo, conforme lista disponibilizada na Intranet.
7. APROVAÇÃO E VIGÊNCIA
A edição, alteração ou revogação de procedimento padrão, somente produzirá efeitos após a publicação da respectiva Orientação Interna pelo DIAT.
Os Procedimentos Operacionais Padrão, devidamente publicados, constituem-se norma de observância obrigatória por todos os servidores da DIAT.
Não é permitida a adoção de sistemática de trabalho diferenciada ou a modificação de procedimento ou atividade, ainda que parcial, quando existente padronização específica disciplinando expressamente a forma de sua realização.
Sempre que for constatada a falta de regramento sobre a forma de execução de determinada atividade que compõe um POP, os servidores deverão comunicar o fato à Gerência Central responsável, para seja procedida a edição das medidas saneadoras.
Em casos excepcionais, poderá ser editada norma de caráter provisório, sem observância do rito previsto no item 5, sempre que a execução do ato dependa de disciplinamento expresso de órgão administrativo superior e a demora possa causar prejuízo à Administração Pública ou ao cliente cidadão.
Portaria SEF nº 150/2007
FORMULÁRIO PARA ELABORAÇÃO DO PROCEDIMENTO
OPERACIONAL PADRÃO
|
|
Secretaria de Estado da Fazenda Diretoria de Administração Tributária
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO |
Nº: Versão: Data: Folha: |
|
|
||
|
Título: |
||
|
Responsável pelo POP: |
||
|
Gerência Central: |
||
|
|
||
|
Descrição das atividades |
||
|
|
||
