PORTARIA SEF Nº 163, de 15.05.02.

(Este texto não substitui o publicado no D.O.E. de)

Divulga e determina o uso da Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria de Estado da Fazenda e dá outras providências.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais e de acordo com o artigo 8º da Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, e

CONSIDERANDO a necessidade de definir o ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos, seus prazos de vigência e, especialmente, de identificar os documentos que têm valor permanente, como registro de direitos ou informações imprescindíveis à pesquisa pública e à preservação do patrimônio documental de Santa Catarina; e

CONSIDERANDO que a redução da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação de informações, garantir a preservação de documentos de valor permanente, e ainda

CONSIDERANDO que a avaliação e a destinação de documentos permite a conquista de espaços físicos, agiliza a recuperação de informações e racionaliza a produção documental.

RESOLVE:

Art. 1º - Ficam instituídos os prazos de guarda e destinação de documentos estabelecidos no ANEXO I “Tabela de Temporalidade de Documentos” da Secretaria de Estado da Fazenda.

Art. 2º - Caberá a Comissão de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado da Fazenda, a competência de acompanhar o processo de implantação da Tabela de Temporalidade de Documentos no Gabinete do Secretário, nas Diretorias e Gerências e nos demais setores que produzem e arquivam documentos.

Art. 3º - Caberá aos Servidores responsáveis no trato documental seguir as orientações da Comissão e realizar o processo de aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos no âmbito de seu setor.

§ 1º - O Arquivo Central da Secretaria de Estado da Fazenda elaborará cronograma próprio para a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos em cada setor.

§ 2º - O recolhimento dos documentos considerados de caráter intermediário a permanente será realizado de acordo com cronograma elaborado pelo Arquivo Central da Secretaria de Estado da Fazenda.

Art. 4º - O processo de eliminação dos documentos considerados passíveis de eliminação será realizado mediante Termo de Eliminação de Documentos, ANEXO II desta Portaria, assinado pelos membros da Comissão referendado pelo Secretário de Estado da Fazenda, conforme o que determina a Resolução nº 5 de 30/09/96, do CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos.

Art. 5º - Fica estabelecido o prazo máximo de 60 (sessenta) dias, a partir da publicação desta Portaria, para as partes interessadas se manifestarem, por escrito, solicitando ou sugerindo quaisquer modificações e ou incorporações, à Comissão de Avaliação de Documentos.

Art. 6º - A Tabela de Temporalidade de Documentos, anexo desta Portaria, será atualizado no prazo de 2 (dois) anos a contar da data de sua publicação.

§ 1º - A responsabilidade pela atualização da Tabela de Temporalidade de documentos compete a Comissão de Avaliação de Documentos, que o fará com a colaboração de todos os setores da Secretaria de Estado da Fazenda.

Art. 7º - A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, anexo I desta Portaria, só poderá ser aplicada na documentação pertencente à Secretaria de Estado da Fazenda, não podendo servir de instrumento legal e base para eliminação de documentos de quaisquer outro órgão público Estadual.

Art. 8º - Comete falta funcional, aquele que descumprir o prescrito nesta Portaria, sujeitando-se às sanções estatutárias.

JOSÉ ABELARDO LUNARDELLI

Secretário de Estado da Fazenda

ANEXO AUDITORIA

ANEXO CEC

ANEXO COJUR

ANEXO DAFI

ANEXO DCOG

ANEXO DIAF

ANEXO DIAT

ANEXO DIOR

ANEXO DIRP

ANEXO GABIN

ANEXO GEREG