EMENTA:ICMS. LIVROS FISCAIS EMITIDOS POR PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS. INSERÇÃO DE NOVA LINHA PARA REGISTRO DAS "OBSERVAÇÕES". DESNECESSIDADE. NÃO PROCEDE A ALEGAÇÃO DE FALTA DE ESPAÇO PARA MAIS UMA COLUNA.

CONSULTA Nº: 66/2001

PROCESSO Nº: GR03 15.026/98-1

01. CONSULTA

A empresa acima identificada, que opera no ramo de industrialização e comercialização de máquinas e alimentos, dirige consulta à COPAT versando sobre a escrituração de livros fiscais, tendo em vista as disposições da Portaria SEF nº 378/99, que estabelece os modelos de livros fiscais a serem escriturados e impressos com utilização de sistema eletrônico de processamento de dados.

Alegando haver espaço insuficiente para a inserção da coluna reservada a observações, haja vista que se utiliza de impressora e formulário para oitenta colunas, a consulente informa ter adotado como solução a impressão das referidas informações em uma nova linha, logo em seguida ao registro respectivo.

Indaga, ao final, se está correto esse seu procedimento, não obstante divergir da forma estabelecida pelo fisco.

02. LEGISLAÇÃO APLICÁVEL

Portaria SEF nº 378/99.

03. FUNDAMENTAÇÃO E RESPOSTA

A consulente faz referência expressa ao modelo de livro Registro de Entradas, afirmando ter adotado o modelo P1. Contudo, verifica-se pela cópia de seu livro que anexa à consulta que na verdade o modelo adotado é o denominado P1/A.

Distinguem-se esses modelos do livro Registro de Entradas pela circunstância de que no modelo P1 cada registro é realizado em uma única linha, enquanto no modelo P1/A o registro é desdobrado, realizando-se com a utilização de duas linhas de impressão.

Assim, no primeiro modelo de livro Registro de Entradas, as informações relativas a cada registro constam de uma única linha, distribuídas por colunas verticais, em cada uma das quais são registrados apenas dados de uma mesma natureza.

No modelo P1/A, por sua vez, admite-se o desdobramento do lançamento em duas linhas, registrando-se na primeira os dados identificadores do documento fiscal - espécie, número, série, emitente, valor etc. - e as informações relativas ao ICMS incidente na operação - base de cálculo, alíquota, valor debitado e parcela não tributada. Na segunda linha de cada registro, nas mesmas colunas utilizadas para as informações relativas ao ICMS, são registrados os dados relativos à incidência do IPI sobre a mesma operação.

É intuitivo que o desdobramento do registro em duas linhas visa a economia de espaço. Certamente essa necessidade se faz mais presente nos casos em que o sistema adotado pelo contribuinte utiliza-se de formulários mais estreitos, como os de oitenta colunas.

Tendo em conta que um dos modelos de livro estabelecidos pela legislação já admite a utilização de mais de uma linha para cada registro, e considerando que tal providência, desde que acompanhada da clara demonstração, mediante a indicação inequívoca no cabeçalho de cada coluna, da natureza de cada um dos dados informados, entendemos que, em princípio, não haveria prejuízo maior à clareza do documento o acréscimo de uma linha adicional em cada lançamento, com o fim específico de indicação das informações reservadas ao campo observações.

Afirmou esta Comissão, em recente manifestação, respondendo a consulta versando igualmente sobre a escrituração de livros fiscais por processamento de dados, a necessidade de observância rigorosa da ordem de disposição das colunas no livro fiscal, de conformidade com o modelo estabelecido, assim como do posicionamento das demais informações. Tudo isso visando preservar sempre a clareza do documento e garantir a facilidade de sua leitura, evitando a confusão dos dados e assim permitindo a imediata apreensão da natureza das informações ali contidas.

A solução oferecida pela consulente para a exiguidade do espaço disponível no formulário, deslocando as observações eventualmente componentes do registro para uma linha suplementar, não vai, contudo, contra esse princípio. Desde que perfeitamente identificada, a natureza das informações constantes da linha adicional dificilmente causarão confusão na leitura e interpretação do documento.

Ocorre, no entanto, que a justificativa apresentada pela consulente para a necessidade da medida de fato não existe. Com efeito, a inexistência de espaço para a inclusão de uma coluna de observações, à direita do formulário impresso, decorre do fato de que a consulente acresceu indevidamente uma coluna ao documento.

Vê-se no modelo que acompanha a consulta, a fls. 06, que a consulente adiciona, à direita do formulário, logo em seguida à coluna destinada ao registro de eventuais créditos do imposto, uma coluna denominada "imposto debitado", inexistente no modelo de livro Registro de Entradas.

Esse acréscimo, absolutamente desnecessário, é que é a causa da dificuldade alegada. Pode a consulente, portanto, solucionar facilmente o problema trazido à consideração da COPAT mediante a utilização, para o registro das observações, do espaço que destinou à coluna indevidamente acrescida ao documento. E não alegue a consulente que mesmo esse espaço é insuficiente, pois ainda conta com a opção de melhor dimensionar as demais colunas, de forma a aumentar o espaço disponível.

Diante do exposto, responda-se à consulente que está incorreto o procedimento descrito na consulta. Deve a consulente providenciar as modificações necessárias em seu sistema de processamento de dados, gerador de seus livros fiscais, eliminando a coluna "imposto debitado", indevidamente acrescida a seu livro Registro de Entradas, e em seu lugar fazer constar a coluna "observações", tal como no modelo previsto na legislação (Portaria SEF nº 378/99, Anexo 4).

É o parecer. À consideração da Comissão.

Gerência de Tributação, em Florianópolis, 23 de agosto de 2001.

Laudenir Fernando Petroncini

FTE - Matr. 301.275-1

De acordo. Responda-se a consulta nos termos do parecer acima, aprovado pela COPAT na sessão do dia 10 de outubro de 2001.

Laudenir Fernando Petroncini João Paulo Mosena

Secretário Executivo Presidente da COPAT