EMENTA : ICMS - DE
ACORDO COM A LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA EM VIGOR, O CONTRIBUINTE DO IMPOSTO É
OBRIGADO A MANTER SOB SUA GUARDA OS LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS E CONTÁBEIS
PELO PRAZO DE, NO MÍNIMO, 5 (CINCO) ANOS, CONTADOS DO ANO SEGUINTE AO DO SEU
ENCERRAMENTO.
CONSULTA Nº: 56/97
PROCESSO Nº:
GR01-1972/97-9
01 - DA CONSULTA
A consulente, operando no ramo de prestação de serviço de
engenharia e com recolhimento do ICMS, indaga se, após processo de
microfilmagem, independente do tempo de guarda legal, poderá eliminar os livros
e documentos fiscais e contábeis que relaciona.
02 - LEGISLAÇÃO APLICÁVEL
- Decreto n° 22.586/84 (RNGDTESC), de 27/06/84, arts.
115 e 116, par. único;
- Decreto n° 1.790/97 (RICMS/SC-97), de 29/04/97, arts. 69 e 73;
- Decreto-lei n° 486, de 03/03/69, art.4°;
- Decreto n° 64.567, de 22/05/69, art. 5°.
03 - FUNDAMENTAÇÃO E RESPOSTA
O Regulamento de Normas Gerais de
Direito Tributário do Estado de Santa Catarina, aprovado pelo Decreto n°
22.586/84, em seu artigo 116, parágrafo único, estabelece que os livros de
escrituração fiscal instituídos pela legislação tributária e os comprovantes de
lançamentos neles efetuados, serão conservados até que ocorra a prescrição dos
créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
A mesma disposição é válida para
os livros mercantis, a teor do que estabelece o artigo 5° do Decreto n° 64.567,
de 22/05/69, o qual regulamentou dispositivos do Decreto-lei n° 486, de
03/03/69, in verbis:
Art. 5º. Todo comerciante é obrigado a conservar em
ordem os livros, documentos e papéis relativos à escrituração, até a prescrição
pertinente aos atos mercantis.
Com base no artigo 173 do CTN que
estabelece em cinco anos o prazo decadencial para que a Fazenda Pública possa
constituir o crédito tributário, o artigo 69, § 1° do Decreto n° 1.790/97
(RICMS/SC-97), exige a todos aqueles que estiverem obrigados ao cumprimento da
legislação do imposto, que mantenham sob sua guarda os livros, documentos
fiscais e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados (inclusive os da
escrita comercial), pelo prazo de, no mínimo, cinco anos, contados do ano
seguinte ao do seu encerramento.
Note-se que o prazo
prescricional, uma vez constituído definitivamente o crédito tributário, ao
contrário da decadência, é passível de ser interrompido (art.174 do CTN), o que
justificaria a manutenção dos documentos por um período superior aos 5 anos.
Isto significa dizer que a
consulente, como contribuinte do imposto que é, deve se sujeitar às normas da
legislação estadual vigentes no que concerne à conservação dos livros e
documentos sujeitos à fiscalização e, ainda que o Decreto Federal citado pela
mesma possibilite a microfilmagem de documentos oficiais ou públicos, isto não
a autoriza a eliminá-los, os quais deverão ser preservados, ao menos, desde o
ano de 1992, inclusive.
Não é demais lembrar que a
legislação federal não é aplicável ao caso, já que se trata de cumprimento de
obrigação acessória referente a tributo cuja instituição e controle é de
competência estadual exclusiva.
As autoridades fiscais têm o
direito legal de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e
efeitos fiscais ou comerciais dos comerciantes e, estes, tanto a obrigação
legal de exibi-los (art.195 do CTN), quanto de guardá-los compulsoriamente por
este período (§ único desse mesmo artigo).
É o parecer que submeto à
comissão.
Gerência de Tributação, em
Florianópolis, 30 de setembro de 1997.
Neander Santos
FTE - Matr. 187.384-9
De acordo. Responda-se a consulta
nos termos do parecer acima, aprovado pela COPAT na sessão do dia 04/11/1997.
Pedro Mendes Isaura Maria
Seibel
Presidente da COPAT Secretária Executiva