PORTARIA SEF Nº 254, de 16.12.04
DOE de 04.02.05
Atualiza e determina o uso da Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria de Estado da Fazenda e dá outras Providências.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, de acordo com a delegação de competência que lhe foi conferida pelo artigo 8º, da Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994,
RESOLVE:
Art. 1º - Ficam instituídos os prazos de guarda e destinação de documentos estabelecidos no Anexo I desta Portaria “Tabela de Temporalidade de Documentos” da Secretaria de Estado da Fazenda.
Art. 2º - Caberá à Comissão Permanente de Gestão Documental da Secretaria de Estado da Fazenda, a competência de acompanhar o processo de implantação da Tabela de Temporalidade de Documentos no Gabinete do Secretário, nas Diretorias e Gerências, bem como nos demais setores que produzem e arquivam documentos.
Art. 3º - Caberá aos servidores responsáveis no trato documental seguir as orientações da Comissão e realizar o processo de aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos, no âmbito de seu setor.
§ 1º - O Arquivo Central da Secretaria de Estado da Fazenda eleborará cronograma próprio, para a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos em cada setor.
§ 2º - O recolhimento dos documentos considerados de caráter intermediário e permanente será realizado de acordo com cronograma, elaborado pelo Arquivo Central da Secretaria de Estado da Fazenda.
Art. 4º - Caberá a Comissão Permanente de Gestão Documental eleborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, para publicação no DOE, assinado pelo presidente da Comissão e referendado pelo Secretário de Estado da Fazenda.
Art. 5º - O processo de eliminação dos documentos considerados passíveis de eliminação será realizado mediante Termo de Eliminação de Documentos, assinado pelos membros da Comissão, referendado pelo Secretário de Estado da Fazenda e encaminhado à Diretoria do Arquivo Público da Secretaria de Estado da Administração, conforme determinado na Resolução nº 5, de 30/09/96, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Art. 6º - A Tabela de Temporalidade de Documentos, anexo desta Portaria, será atualizada no prazo de 2 (dois) anos a contar da data de sua publicação.
§ 1º - A responsabilidade pela atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos compete a Comissão Permanente de Gestão Documental, que o fará com a colaboração de todos os setores da Secretaria de Estado da Fazenda.
Art. 7º - A Tabela de Temporalidade de Documentos, anexo I desta Portaria, só poderá ser aplicada na documentação pertencente à Secretaria de Estado da Fazenda, não podendo servir de instrumento legal e base para eliminação de documentos de qualquer outro órgão público estadual.
Art. 8º - Será considerada como falta funcional o descumprimento do prescrito nesta Portaria, aplicando-se às sanções estatutárias, que couberem.
MAX ROBERTO BORNHOLDT
Secretário de Estado da Fazenda
ESTADO DE SANTA CATARINA
SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA
DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA – DIAT
TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS
|
SÉRIES DOCUMENTAIS/ ASSUNTO |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO FINAL |
OBSERVAÇÕES |
|
|
|
Fase Corrente |
Arquivo Geral |
|
|
|
Atos Homologatórios de Emissão de Cupom Fiscal – ECF |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Autógrafo ( cópia ) |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Certificado de Efetivação de Tarefa |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Certificado Pró-Labore |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Circulares |
10 anos |
|
Permanente |
Documentos normativos com procedimentos fiscais |
|
C. I. Comunicação Interna: ( recebida e expedida ) |
|
|
|
|
|
de mero encaminhamento |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
de pedidos diversos |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
de rotinas administrativas |
2anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
de assuntos referentes as atividades finalísticas |
2 anos |
13 anos |
Permanente |
|
|
Comunicado |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
Controle de Afastamento Remunerado |
1 ano |
|
Eliminação |
|
|
Convênio 57/95: |
|
|
|
|
|
- Alteração |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
- Cadastro |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Convênio do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Denúncia de Infração, Obrigação Tributária e Abuso de Autoridade |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Convênio do Sistema Integrado Nacional de Informações Econômico Fiscais – SINIEF |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Correio Eletrônico |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
Despacho |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Manual de Declarações Econômico Fiscais - DIEF |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Diligência do Tribunal de Contas ( cópia ) |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
Prazo legal |
|
Edital de Cancelamento de Documentos Fiscais: |
|
|
|
|
|
- Empresa Normal |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
- Outros Estados |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
- Produtor Rural |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Edital de Notificação |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Emissor de Cupom Fiscal – ECF: |
|
|
|
|
|
- Deferimento |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
- Homologação |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
- Implantação |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
- Indeferimento |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
- Orientação |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Estudo para Sugestão de Veto |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Exposição de Motivos ( cópia ) |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Ficha de Atualização Cadastral – FAC eletrônica |
20 anos |
|
Permanente |
Lançamento no Sistema |
|
Folha de Pagamento ( cópia ) |
1 ano |
|
Eliminação |
|
|
Guia de Encaminhamento |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
Levantamento: |
|
|
|
|
|
- Pauta de Preços |
20 anos |
|
Permanente |
|
|
- Preço de Veículo |
1 ano |
|
Eliminação |
|
|
Listagem Interestadual |
1 ano |
4 anos |
Eliminação |
Lançamento no Sistema SINTEGRA |
|
Minutas ( cópia ) |
2 anos |
|
Eliminação |
|
|
Movimentação Interna de Bens Permanentes – MIOP ( cópia ) |
1 ano |
|
Eliminação |
|
|
Notificação Fiscal |
5 anos |
|
Eliminação |
Após baixa de pagamento espontâneo no prazo ou baixa na Procuradoria Geral – PGE, ou cancelamento no Conselho Estadual de Contribuintes – CEC |
|
Ofício: ( recebido e expedido ) |
|
|
|
|
|
de mero encaminhamento |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
de cumprimentos |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
de pedidos diversos |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
de rotinas administrativas |
2 anos |
3 anos |
Eliminação |
|
|
de assuntos referentes as atividades finalísticas |
2 anos |
13 anos |
Permanente |
|
|
Orientação Interna |
2 anos |
8 anos |
Permanente |
|
|
Pedido Interno de Material |
Até o despacho |
|
Eliminação |
Lançamento no Sistema |
|
Portaria |
2 anos |
8 anos |
Permanente |
|
|
Processos: |
|
|
|
|
|
- Declaração de Informações Econômico Fiscais – DIEFs |
1 ano |
4 anos |
Eliminação |
Lançamento no Sistema |
|
- Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores – IPVA Diversos |
1 ano |
4 anos |
Eliminação |
|
|
- Protocolos ICMS |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
- Refinanciamento Fiscal – REFIS |
1 ano |
|
|
Encaminhamento às GEREGs |
|
- Relatório de Dívida Ativa – IDVA |
1 ano |
4 anos |
Eliminação |
|
|
- Relatório de Notificação – INOT |
1 ano |
4 anos |
Eliminação |
|
|
- Verificação Fiscal |
1 ano |
5 anos |
Eliminação |
|
|
Relatórios: |
|
|
|
|
|
- Agropecuário |
1 ano |
9 anos |
Permanente |
|
|
- Analítico |
1 ano |
9 anos |
Permanente |
|
|
- Arrecadação Bancária |
1 ano |
9 anos |
Permanente |
|
|
- Atividades |
1 ano |
9 anos |
Permanente |
|
|
Resolução Normativa |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Tabela IPVA |
5 anos |
|
Eliminação |
Substituição por outra atualizada |
|
Termo de Ajuste do Sistema Integrado Nacional de Informações Econômico-Fiscais – SINIEF |
10 anos |
|
Permanente |
|
ESTADO DE SANTA CATARINA
SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA
DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA
GERÊNCIAS REGIONAIS – GEREGs
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
|
SÉRIES DOCUMENTAIS/ASSUNTO |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO FINAL |
OBSERVAÇÕES |
|
|
|
Fase Corrente |
Arquivo Geral |
|
|
|
Autorização para Exoneração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Certidão de Baixa |
8 anos |
|
Permanente |
|
|
Certidão Positiva com Efeitos de Certidão Negativa |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Certificado de Efetivação de Tarefa ( 2ª via ) |
2 anos |
|
Eliminação |
|
|
C.I. Comunicação Interna: ( recebida e expedida ) |
|
|
|
|
|
de mero encaminhamento |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de pedidos diversos |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de rotinas administrativas |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de assuntos referentes as atividades finalísticas |
5 anos |
|
Permanente |
|
|
Controle de Notas Fiscais do Produtor |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Declaração de Exoneração do ICMS na Mercadoria Estrangeira |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Declaração de Não Inscrição |
1 ano |
|
Eliminação |
|
|
Demonstrativo de Créditos Acumulados |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
Denúncia |
Até a conclusão da apuração |
|
Eliminação |
|
|
Documento de Informações Econômico - Fiscais do Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens e Direitos – DIEF/ITCMD |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Ficha de Atualização Cadastral – FAC |
20 anos |
|
Permanente |
Lançamento no Sistema |
|
Ficha de Atualização Cadastral – FAC Cancelada |
20 anos |
|
Permanente |
Lançamento no Sistema |
|
Guia de Encaminhamento |
5 anos |
|
Eliminação |
Lançamento no Sistema Protocolo Padrão – SPP |
|
Guia de Informação sobre Arrecadação – GIA |
2 anos |
|
Eliminação |
Lançamento no Sistema |
|
Identificação do Contribuinte |
8 anos |
|
Eliminação |
|
|
Levantamento de Débitos |
Até a retirada |
|
|
Contribuinte ou interessado leva original |
|
Nota Fiscal ( 2ª via ) |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Nota Fiscal do Produtor |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Ofício: (recebido e expedido) |
|
|
|
|
|
de mero encaminhamento |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de cumprimentos |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de pedidos diversos |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de rotinas administrativas |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de assuntos referentes as atividades finalísticas |
5 anos |
|
Permanente |
|
|
Pedido Interno de Material |
Até o despacho |
|
Eliminação |
Lançamento no Sistema |
|
Processos: |
|
|
|
|
|
- Alteração de Código |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Apropriação Indébita |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Autorização para Impressão de Documentos Fiscais –AIDF e Prova Zero |
6 anos |
|
Eliminação |
Lançamento no Sistema |
|
- Cancelamento da Dívida Ativa – CDA |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Cessação de Uso de Emissor de Cupom Fiscal |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Cobrança de Repasse |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Cobrança por Atraso de Repasse |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Comissão Técnica Fiscal – CITEF |
20 anos |
|
Permanente |
|
|
- Concessão de Crédito |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Consulta de Contribuinte |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Correção de Tributos |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Correção do Documento de Arrecadação – DAR |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Edital Declaratório |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Edital de Notificação |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Extravio de Bloco de Notas Fiscais |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Extravio de Documentos Fiscais - DAR |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Extravio de Nota Fiscal do Produtor |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Informação Bancária |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Isenção do ICMS - Deficiente Físico |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Isenção do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores – IPVA |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Isenção do Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens e Direitos – ITCMD |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Isenção do Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens e Direitos – ITCMD - com Usufruto |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Liberação de Documentos Fiscais - Importação |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Pagamento Integral da Notificação |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Parcelamento de Confissão Espontânea |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Parcelamento de Débito |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Parcelamento de Notificação |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Parcelamento Especial - lei 10.789/98 |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Parcelamento Revigorar * ( 1 ) |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Pedido de Credenciamento |
15 anos |
|
Permanente |
|
|
- Pedido de Remoção |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Proposta de Cancelamento Ex-offício de Inscrição Estadual e Documentos Fiscais |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Recolhimento de ICMS |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Refinanciamento Fiscal – REFIS |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Regime Especial |
8 anos |
|
Permanente |
|
|
- Regime Especial de Temporada |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Requerimento de Baixa |
8 anos |
|
Permanente |
|
|
- Restituição de Recolhimento Indevido |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Restituições de Tributos |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Saldo de Notificação |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Transferência de Débito/Crédito |
6 anos |
|
Eliminação |
Após o encerramento |
|
- Uso de Equipamento de Emissor de Cupom Fiscal |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
- Verificação Fiscal |
6 anos |
|
Eliminação |
|
|
Relação de Documentos Expedidos |
1 ano |
|
Eliminação |
|
|
Relatório de Atividades do Setor “D” * ( 2 ) |
1 ano |
|
Eliminação |
|
|
Requerimento de Baixa do Produtor |
8 anos |
|
Permanente |
|
|
Requerimento de Certidão Negativa de Débito |
Até a retirada |
|
Eliminação |
|
|
Requerimento de Inscrição do Produtor |
8 anos |
|
Permanente |
|
|
Termo de Fiança - Pessoa Física |
8 anos |
|
Eliminação |
|
|
Termo de Fiança - Pessoa Jurídica |
20 anos |
|
Permanente |
|
|
Termo de Remessa de Lançamento Fiscal |
2 anos |
|
Eliminação |
|
|
Verificação da Existência de ECF para Fins de Baixa da Inscrição Estadual |
3 anos |
|
Eliminação |
|
* ( 1 ) Programa Catarinense de Revigoramento Econômico – Revigorar. MP 111 de 06 de agosto de 2003.
* ( 2 ) Controle Mensal do Cadastro e Nota Fiscal do Produtor Agropecuário.
ESTADO DE SANTA CATARINA
SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA
CONSELHO ESTADUAL DE CONTRIBUINTES – CEC
TABELA DE
TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
|
SÉRIES DOCUMENTAIS/ ASSUNTO |
PRAZO DE GUARDA |
DESTINAÇÃO FINAL |
OBSERVAÇÕES |
|
|
|
Fase Corrente |
Arquivo Geral |
|
|
|
Acórdão |
20 anos |
|
Permanente |
|
|
Atas das Sessões |
12 anos |
|
Permanente |
|
|
Atas de Distribuição de Processos |
12 anos |
|
Permanente |
|
|
Certidão |
1 ano |
|
Eliminação |
|
|
C.I. Comunicação Interna: ( recebida e expedida ) |
|
|
|
|
|
de mero encaminhamento |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de pedidos diversos |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de rotinas administrativas |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de assuntos referentes as atividades finalísticas |
5 anos |
|
Permanente |
|
|
Convocação |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Decisão |
20 anos |
|
Permanente |
|
|
Despacho ( cópia ) |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Diligência do Tribunal de Contas ( cópia ) |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Guia de Encaminhamento |
5 anos |
|
Eliminação |
Lançamento no Sistema |
|
Livro de Protocolo |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Livro de Termo de Posse |
50 anos |
|
Permanente |
|
|
Ofício: ( recebido e expedido ) |
|
|
|
|
|
de mero encaminhamento |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de cumprimentos |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de pedidos diversos |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de rotinas administrativas |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
de assuntos referentes as atividades finalísticas |
5 anos |
|
Permanente |
|
|
Pauta de Julgamento |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Pedido Interno de Material |
Até o despacho |
|
Eliminação |
Lançamento no Sistema |
|
Petição ( cópia ) |
5 anos |
|
Eliminação |
|
|
Processo Contencioso Tributário |
5 anos |
|
Eliminação |
Microfilmagem |
|
Regimento Interno |
15 anos |
|
Permanente |
|
|
Relatório de Atividades |
10 anos |
|
Permanente |
|
|
Requerimento de Dispensa de Pauta |
3 anos |
|
Eliminação |
|
|
Resolução |
20 anos |
|
Permanente |
|
|
Termo de Julgamento |
20 anos |
|
Permanente |
|
(Demais tabelas não reproduzidas)